Office锦囊妙计大放送 上
添加时间: 2006-8-24 2:02:01 作者: Office应用 阅读次数:69 来源: http://www.d9soft.com
在每一个版本的 Office 组件中，微软都会提炼出一些成熟的应用，并增加许多灵巧的功能。但 Office的许多强大功能大多数人都没有用到，如隐藏选项、未知功能以及快捷键等。在本文中将汇集一部分我们最心仪的技巧，包括 Word、Excel、OutLook 和 PowerPoint。这些技巧可以让 Office 更强大、更高效、更易于使用，同时还可以将 Office 按自己意愿进行定制。无论你是用 Office XP 还是 Office 2003，都会在这里发现有用的技巧和窍门，它们可以帮助你更好地使用这套应用最广泛的办公组件。
放大与缩小
你可以用鼠标上的滚轮实现文档的快速放大与缩小。只需按住 Ctrl 键，向前推滚轮可以放大文档视图，向后则缩小。
快速进行格式设定
我最喜欢的一个隐藏功能就是“格式刷”。这个画笔图标缺省就该出现在标准工具栏上。要将其添加到工具栏上，使用“视图” “工具栏” “自定义”，点击“命令”标签，在“类别”中找到“格式”，然后将“命令”中的“格式刷”图标拖到工具栏上。
当点击这个图标时，格式刷会将光标所处区域的文本格式复制下来。如果你选择整段或某个单元，点击格式刷图标，格式刷就会复制该段或该单元的格式。然后你可以简单地选中一块文档，即可将复制的格式“刷”过来。
双击格式刷图标，可以重复使用复制的格式，无需再作复制操作，直到按了 Esc 为止。
更多的“文件”选项
如果你在点击 Word 的“文件”菜单时按住 Shift 键（或在 Outlook 里写一封邮件时），菜单选项会有改变。菜单中会出现“全部保存”和“全部关闭”选项。在 office Excel 里，增加的选项只有“全部关闭”，而没有“全部保存”。
没有项目符号的行
当你在 Word 或 PowerPoint 中建立有项目符号或编号的列表时，可能会想让某一项前面没有符号。按 Shift-Enter 即可开始一个没有项目符号的新行，当下次再按 Enter 键时，增加的新行又有项目符号了。另一个有用的窍门：在 Excel 里，可以按 Alt-Enter 在同一单元格里另起一行。
用“自动更正”功能添加符号
Office 的“自动更正”功能可以自动地在文档中置放符号。以下是较有趣的一些：
(tm) 将更正为：TM
--〉 将更正为：→
〈-- 将更正为：←
有关智能标记
智能标记最初应用于微软的 Office XP中，这是一个基于 XML 的小图标，当进行某种操作时，它会在数据的上、下方动态地显现。有些智能标记是与某种应用相关的，如 Excel 里的“股票符号智能标记”，有些与数据相关，如 Word 或 Outlook里的名字或地址。最常见的是“粘贴选项智能标记”，它在任何 Office 应用中粘贴数据时都会出现。
要确认“智能标记”选项可用，在任何 Office 应用中的“工具”菜单中选择“自动更正”选项，点击“智能标记”标签。确认“给文字加上智能标记”框已被选中。下面有许多“识别器”，如地址、人名、时间等，以及一个“删除智能标记”的选项。记住这些选项可以影响所有带智能标记的 Office 应用。
粘贴选项：在任何 Office 应用中粘贴数据后，点击“智能标记”（看起来象一个剪贴板），将显示一个有多个格式化选择项的菜单，包括“匹配目标格式”（将按文档的格式对粘贴数据作格式化）和“保留源格式”（保留被粘贴数据在原文档中的格式）。
地址智能标记：有些智能标记的功能非常好用。例如，如果你在一个 Word 文档中输入 Outlook 联系人的姓名，一个智能标记会提供一些选项，如发送邮件、打开联系人（如果有）、插入地址、安排会议等。与地址相关的智能标记包括添加联系人等。
Excel 的错误检查：当一个单元格中输入了错误的函数以及公式时，Excel 中的错误检查智能标记就会出现。标记选项可以帮助用户发现计算中的错误，并且改正错误或改变查错选项。
其它智能标记：微软为开发人员提供了建立自己智能标记的 API。其它智能标记可以在网上找到。你可以在智能标记设置窗口中点击“其它智能标记”键获得其它可用智能标记清单。
快速访问常用文档
你可以把常用文档放在 Word 的菜单条上，这样就不用到“文件”菜单里浏览一堆文件和文件夹了。这需要在 Word 的菜单条上增加一个“工作”菜单，到“视图” “工具栏” “自定义”中，选择“命令”标签，然后在“类别”的列表中选择“内置菜单”，接着从“命令”列表中找到“工作”并拖到 Word 菜单栏中的任意地方。然后从新菜单中选择“添加到‘工作’菜单”把一个文件名加到菜单里。要删除一个文件名时，只需要按一次 Ctrl-Alt 和减号（不是数字键盘的减号），然后再点击要删除的项。
打开上次使用的文档
你可以在桌面上建立一个图标，它在启动 Word 时会自动打开上一次的文件。先在资源管理器里找到 WinWord .exe（一般在 C:Program FilesMicrosoft Office OFFICE11 里），或者用“开始”菜单里的“搜索”选项找到它（在搜索工具里，可能需要打开“其它高级选项”，然后选中“搜索系统文件夹”和“搜索子文件夹”两条）。
找到 Winword.exe 以后，右击文件图标，拖到桌面上，然后选择“在当前位置创建快捷方式”。右键点击新的快捷方式图标，选择“属性”，进入“快捷方式”标签。在“目标”框里现有的文件路径后面，增加一个空格和 /mfile1。如果你想用键盘组合启动文件，还可以设定一个快捷键。设置完成后点击“应用”。回到“常规”标签中，给这个快捷方式起个名字，然后点“确定”完成全部设置。
使用“选择性粘贴”命令
当你把网页或其它文档的文本复制到 Word 文件中时，Word 会复制源文档页中的字体、颜色和字号。如果你想让贴过来的文档配合目标文档的格式，使用“编辑” “选择性粘贴”，然后从中选择“无格式文本”。
按两个键完成段落移位
如果你需要把文档中的第二和第三段作交换，用不着浪费时间用鼠标拖着一整段文字到处移，只需要点击要移动的段落，按住 Shift-Alt 键，然后用方向键上下移动这一段。每按一次方向键都会使选定的段落向上或向下跳过一段。
删除私人信息
Word 文档中含有隐藏的信息，可以提供有关你身份的信息，以及你用OutLook发邮件时接收人身份的蛛丝马迹。Word 97 甚至保留了修改文档的最后十个人的记录，包括很容易提取的电子邮件地址。未经修改的版本也藏在你的文件里。微软在它的网站上发布了一个“Remove Hidden Data”工具，它可以去除文档里的私人信息，但它使用很繁琐，也不能去掉所有的身份信息。有一个办法可以在公开发布 Word 前进行彻底地清理，那就是用写字板将文件打开（写字板在“开始” “所有程序” “附件”中），然后保存成 RTF 格式。（Word 虽然也能保存为 RTF 格式，但没有去除所有隐藏信息。）文件保存之后，可以将文件的扩展名从 .rtf 改为 .doc。
你可以只按几个键就在 Word 或 Outlook 文档页上画一条线。连续输入三个短横线再按 Enter 就是一根普通线，三个下划线再按 Enter 就是一根粗线，如果按三个等号再按 Enter 就是一根双线。(必须在行首输入)
Word 内置的计算器
你知道可以在 Word 的工具栏或菜单上增加计算器项吗？进入“视图” “工具栏” “自定义”中，选择“命令”标签，在“类别”清单里找到并点击“工具”，在“命令”列表里选择“工具计算”，将其拖到一个工具栏或下拉菜单上。在工具栏或菜单上释放该命令后，立即右击该命令，从弹出菜单中选择“更改按钮图像”，从中选择那个小计算器图标。
还可以在同一个弹出菜单里设定其它内容，如是否显示文字、图标，还是两者都显示。现在，在 Word 文档里输入一个简单的算式（如 33+2），使其高亮显示，然后点击刚设好的新图标或菜单项。再按一下 Ctrl-V，计算结果就代替了原算式。注意，计算结果是显示在窗口底部的状态行上。
控制语法检查线和智能标记
有些功能号称是起帮助作用，但实际上却经常惹人厌烦。比如 Word在文字下面加的那些弯弯曲曲的红绿线。它们原来是要指出拼写或语法错误，但却经常指示错误或指示不当。要关掉这些线，从“工具”菜单中选择“选项”，选择“拚写和语法”标签，去掉“键入时检查拚写”和“键入时检查语法”的选择。
同样，在日期、电话号码、转贴的文字等旁边出现的智能标记也会让人分心。从“工具”菜单的“自动更正选项”中选择“智能标记”标签，关掉其中的某一个或所有的智能标记。
修改难对付的格式
是不是遇到过死活改不了格式的时候？你可以用一个方法快速地去除所有格式：选择整个文本后，按 Ctrl-Shift-N。
另外，还可以使用 Word 的“显示格式”窗格来修改格式。在 Word 2003 中按 Shift-F1，在 Word 2002 中从“格式”菜单中选择“显示格式”。
当你点击有下划线的链接时，一个选项对话框将显示出可以修改的设置。选中“基于所用格式定义样式”，你可以查看格式是直接应用的还是通过一种样式应用的。
你还可以看到哪种格式用到了哪些段落上。在“视图”菜单下选择“普通”或“大纲”，然后从“工具”菜单中选择“选项”，进入“视图”标签，在“样式区宽度”边上的框内输入一个大于 1.25 厘米的值。则在窗口的左边会显示每一段落对应的样式。
点击状态栏
除非你在“工具” “选项” “视图”里把状态栏关掉，否则它总是显示在 Word 窗口的下面。显示的信息包括当前页和当前行等。可以双击页号和行号，调出“定位”窗口。
其它可以点击的状态栏项目有：双击“录制”可以调出“录制宏”窗口；双击“修订”开始记录修改内容；双击“扩展”可以扩展选择；双击“改写”在插入模式和改写模式间切换。也可以右键点击某些项，调出相应的选项菜单。
自定义自动图文集
你可能已经注意到 Word 能自动完成某些短语，如“Best Wishes,”。这个列表可以自己定义，让 Word 只完成你定义的短语。从“工具”菜单中选择“自动更正选项”，进入“自动图文集”标签。删除你不打算保留的项，然后把你常用的名字和短语加到里面，如自己的姓名、公司或地址等。
并排对照两个文档
在 Word 2003 中，你可以把两个文档并排进行比较。先打开两个文档，然后从一个文档的“窗口”菜单中，选择“并排比较”命令。如果你只打开了两个文档，则该命令自动比较这两个文档。如果你打开了三个以上的文档，则你必须选择一个与当前文档作比较。
接着会出现一个有两个按键的活动工具条。当左边按键被按下时，两个文档将会同时滚动。按下右边的按键则回到开始比较时光标所处位置。
更智能的导航功能
很多 Word 用户都知道右侧垂直滚动条下方的上、下双箭头可以用作上、下页的翻页。但很少有人知道两者间的圆点图标（名叫“选择浏览对象”）的用途，它可以让你改变双箭头按键的功能，以及 Ctrl-PgUp 和 Ctrl-PgDn 组合键的功能。例如，你可以点击圆点图标后选择“按标题浏览”，则再点上、下双箭头就会跳到前一个、下一个标题。其它可选的浏览方式有：按脚注、尾注、批注、图形或表格。
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