Word长文档的制作技巧(3)
添加时间: 2006-9-4 6:42:35 作者: Word应用 阅读次数:1217 来源: http://d9soft.com
使用Word2003为文档创建目录，最好的方法是根据标题样式。具体地说，就是先为文档的各级标题指定恰当的标题样式，然后Word就会识别相应的标题样式，从而完成目录的制作。通过前面“在大纲视图中工作”部分的学习，我们已经知道，在大纲视图中创建好文档的纲目框架时，Word自动为各级标题赋予了样式。在这种情况下，我们完成正文的输入后，就可以直接制作文档目录了。
下面的练习我们将提供一个名为“思科乐器销售概要（原始文件）”的原始案例文档，它放在文章末尾的下载链接中，由于操作过程学要用到，所以请大家先去下载好。同时也建议下载最终效果文件，对学习目标有个初步了解之后再进行操作，更利于学习掌握的效果。
1. 打开“思科乐器销售概要（原始文件）”案例文档，由于各级标题运用了恰当的标题样式，所以可以直接进入创建目录的步骤了。
2. 文档目录通常位于文档名称之后，于是将插入点定位于“思科销售概要”下一段，按下键盘“Ctrl+Enter”插入了一个分页符，然后在“思科销售概要”下方适当位置输入“目录”，设置为“居中对齐”。
3. 将插入点放在“目录”下方恰当位置，选择菜单“插入→引用→索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡（图 18）。
4. 在这里我们将设置与创建目录相关的内容。比如可以单击“格式”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择Word预设置的若干种目录格式，通过预览区可以查看相关格式的生成效果，这里我们选择“正式”（图 19）。
5. 单击“显示级别”框的选择按钮，可以设置生成目录的标题级数，Word默认使用三级标题生成目录，这也是通常情况，如果你需要调整，在此设置即可。这里我们操持默认。
6. 单击“制表前导符”框的下拉箭头，可以在弹出的列表种选择一种选项，设置目录内容与页号之间的连接符号格式，这里默认的格式为点线。
7. 完成与目录格式相关的选项设置之后，单击“确定”按钮，Word即可自动生成目录（图 20）。
8. 目录生成后，也许外观并不符合我们的要求，在这种情况下，我们可以方便地根据自己的要求进行更改。
9. 假设我们想把目录中一级标题文字改为“蓝色”，则进行如下操作：用和前面相同的方法进入“索引和目录”对话框，并选择“目录”选项卡，单击“修改”按钮。如果你的“修改”按钮是灰色的，则单击“格式”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“来自模板”选项（图 21）。
索引的制作主要包含两个步骤：一是对需要创建索引的关键词进行标记，用Word术语讲就是标记索引项，这个步骤我们将告诉Word，我们希望哪些关键词参与索引的创建；二是调出“索引和目录”对话框，通过相应的命令创建索引。
1. 还是在上面的案例文档中，进行下面的练习之前建议保存一下学习成果。
2. 需要提前说明一下的是，或许该文档在实际工作中并不需要创建索引，下面的操作只是利用它介绍索引创建的方法，我们假设主要以人名或公司名为关键词创建索引。
3. 下面进行标记索引项。在文档“二、公司”部分找到第一次出现“Ralph Weems”的位置，并选中它，然后打开“索引和目录”对话框，并选择“索引”选项卡。
4. 单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，可以看到“主索引项”框内自动显示了索引标记内容，这里为“Ralph Weems”，然后单击“标记”按钮（图 26），可以完成对第一个关键词“Ralph Weems”的标记。
7. 标记完成后，就可以进行索引目录的创建了。按下键盘“Ctrl+End”组合键，将插入点移至文档末尾，然后按下键盘“Ctrl+Enter”组合键，便插入了一个分页符，在新的一页行首输入“人名和公司名索引”，设置为“居中对齐”
8. 回车后，打开“索引和目录”对话框，并选择“索引”选项卡，然后单击“格式”框下拉按钮，选择一种Word预设置的若干种目录格式，通过预览区可以查看相关格式的生成效果，这里我们选择“正式”（图 27）。
9. 由于我们的关键词为英文，故选择语言为“英语（美国）”，然后单击“确定”后，Word即可自动生成索引目录（图 28）。
为了便于大家的学习和掌握，笔者把实际中大任务划分为了如课程开始时的几个小任务，到这里把小任务学完之后，我们再来总结一下，同时分享一些综合这些小能力完成大任务的经验。
首先还想强调的是长文档的制作观念，也就是因该先制作文档大纲，然后进行正文内容的填充。笔者认为它实在是太重要了，所以才如此不厌其烦地重复。
在实际的培训过程中笔者发现，一些学员当面点头赞同用这种方式工作，但在具体处理自己的工作时，又按自己的老一套来，想到那里便写到那里。这不仅导致效率的低下，而且导致制作完成的文档要么不合乎要求，要么专业化程度不高，笔者在这里提出，希望能够引起大家的重视。
有了正确的观念，便进入具体的操作。作为培训课程来讲，上面介绍的具体操作主要涵盖了基本方法和原理，而不同的工作任务可能有不同的细微需求，鼓励大家在实际工作中充满耐心地去研究和掌握那些细微的操作技能，从而使自己的实际水平进一步提高。
上面的建议是笔者的一些粗浅认识，若有不妥之处欢迎大家批评指正，同时期望关注后面的培训课程。
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