让PPT与Word亲密合作
添加时间: 2006-12-11 3:38:01 作者: PowerPoint应用 阅读次数:588 来源: http://www.d9soft.com
1. 在Word中编排好了组织某项活动的文档纲要，为了向组织团队讲解该活动过程，还需要在PowerPoint中制作关于该活动的演示文稿。
2. 先制作了某次培训的演示文稿，但是还需要将该内容在Word中处理，以便分发给学员，利于培训内容的提前预习或在学习中更好地理解和消化。
不论是那种情形，如果在Word和PowerPoint中各自单独做自己的事情，势必产生重复劳动。其实作为Office家族的两个成员，它们之间当然是可以“亲密”合作的，下面让我们来看看实现合作的方法。
文章导读：
一、在PowerPoint中使用Word文档
合作方式一：在Word中复制，然后粘贴到PowerPoint中
合作方式二：在PowerPoint中导入Word文档
二、在Word中使用PowerPoint文档
合作方式一：从PowerPoint中导出到Word
合作方式二：将PowerPoint文档插入Word
合作方式一：在Word中复制，然后粘贴到PowerPoint中
针对前文提出的情形1，我们最容易想到的方法是在Word文档中把需要的内容复制到PowerPoint中，然后在PowerPoint中根据需要进一步编辑与处理。具体操作过程如下：
1. 进入Word 2002，打开已制作好的某活动的文档。在该文档中，按下组合键Ctrl＋A选定所有文字内容，然后再按下组合键Ctrl＋C将选定内容复制。
2. 启动PowerPoint 2002，将插入点定位于标题占位符中，选择菜单“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。
3. 为了便于处理从Word中复制过来的内容，通常在对话框的“作为”列表区选择“无格式文本”项(图1)，让文本内容不附带格式。
图 1
4. 这样，Word中的内容就作为无格式文本粘贴到PowerPoint中了，接下来怎么操作呢？我们可以看到复制过去的内容都挤在一张幻灯片上。
5. 为了将这些内容分配到其他新建的幻灯片上去，继续进行后面的操作。
6. 单击程序窗口左边的“大纲”选项卡，然后将插入点定位于大纲中的内容最后一行，单击菜单“插入→新幻灯片”命令，插入一张新的幻灯片，接着用鼠标选中要放在新幻灯片中的内容，在该区域按住鼠标左键，出现一个“”形阴影的插入线，一直按住鼠标左键的同时将该插入线拖动到新幻灯片图标的后面，这样就把该内容放到了新幻灯片中(图2)。
图 2
7. 用同样的方法可以将其他内容分配到相应的新幻灯片中。
8. 分配完成以后，接下来就在PowerPoint中进一步的编辑处理、增删内容、设置设计模板与动画方案等。这些就是PowerPoint的事情，这些任务完成得如何，就要看你PowerPoint的功力了。
提示：当然，你也可以采用分次复制粘贴的方法，以形成多张幻灯片，只是笔者认为上述方法的效率比分次复制粘贴更加高一些。
合作方式二：在PowerPoint中导入Word文档
通过复制与粘贴的缺点在于PowerPoint不知道按照Word文档的纲目结构自动转换成相互独立的幻灯片，而要我们自己手动去操作。
在PowerPoint中的“插入”主菜单中有一个“幻灯片（从大纲）”的命令，利用该命令PowerPoint可以自动地根据Word文档的纲目结构快速创建多张幻灯片，效率上远胜于第一种方式，因此会更容易被大家喜欢。但是利用该方法的前提条件是，必须为Word文档的各个标题指定了相应级别的标题样式，下表是导入的Word文档和用该文档创建的演示文稿之间级别的对应规律：
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Word文档中的级别 |
转换为PowerPoint后对应的级别 |
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一级标题样式 |
演示文稿中的幻灯片标题 |
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二级标题样式 |
幻灯片正文一级段落 |
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三级标题样式 |
幻灯片正文二级段落 |
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四级标题样式 |
幻灯片正文三级段落 |
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五级标题样式 |
幻灯片正文四级段落 |
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六至九级标题样式 |
幻灯片正文五级段落 |
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无级别的其它样式 |
在幻灯片中不显示 |
将Word文档导入PowerPoint，以创建具有多张幻灯片的演示文稿，具体操作过程如下：
1. 启动PowerPoint 2002，进入程序主界面。选择菜单“插入→幻灯片(从大纲)”命令，打开“插入大纲”对话框，对话框的文件类型默认为“所有大纲”。
2. 单击“插入大纲”对话框中的“查找范围”下拉按钮，定位至要插入的Word文档的存放位置，并选中该文档。
3. 单击“插入”按钮，返回PowerPoint主窗口，可以看到Word文档已导入PowerPoint中，而且PowerPoint自动根据Word文档中的标题样式级别生成了多张幻灯片(图3)。
图 3
4. 接下来就是在PowerPoint中进一步编辑和处理，完成后选择菜单“文件→另存为”命令，在弹出的对话框中设置好保存的位置和名称，单击“保存”按钮后，就得到了该活动演讲所需的演示文稿。
提示：在PowerPoint中使用Word文档，还可以使用直接打开法。具体操作是：启动PowerPoint后，选择菜单“文件→打开”命令，在弹出的对话框中设置文件类型为“所有文件”，然后定位至Word文档的存放位置，双击该Word文档后，Word文档便在PowerPoint中打开。这种方法也会和上述方法一样，按照级别对应规律创建多张幻灯片。唯一的差别是，该方法创建的第一张幻灯片不是空白的。
二、在Word中使用PowerPoint文档
合作方式一：从PowerPoint中导出到Word
针对本文开始时提出的情形2，在Word程序中使用PowerPoint文档，可以借助Word强大的编辑排版能力对相关格式进行处理，使之专业化。
在实际的培训、会议等工作过程中，这种合作方式被用得非常多，利用PowerPoint创建的Word文档具有专业和美观的外形，分发给学员、与会者，在方便学员、与会者了解演讲内容的同时，还能向他们展示该演讲的专业化水平。
使用从PowerPoint中导出到Word的方法，最大的特点是可以采用不同的版式，如备注在幻灯片旁、空行在幻灯片旁等5种版式，下面我们以使用最多的空行在幻灯片版式为例。对于其他版式，有兴趣的读者也可以用同样的方法去尝试一下。具体操作步骤如下：
1. 启动PowerPoint 2002，打开要导出到Word中的PowerPoint文档。
2. 选择菜单“文件→发送→Microsoft Word”命令，弹出“发送到Microsoft Word”对话框。
3. 我们选择“空行在幻灯片旁”单选框，表示导出到Word中的PowerPoint文档使用该版式(图4)。单击“确定”按钮后，Word 2002程序将被系统自动打开，而且幻灯片也被自动导入到Word中。
图 4
4. 从图5可以看出，我们还没手动去编辑处理，自动得到的版式外观就相当漂亮。不难看出生成的Word文档是表格形式的，表格第一列是幻灯片的编号，第二列则显示幻灯片图片，第三列一组横线，学员、与会者可以在上面记一些笔记。
图 5
5. 如果你觉得这个版式还不满足个性化的要求，你还可以在Word中进一步编辑美化，充分发挥Word强大的编辑排版能力。
6. 这些任务都完成后，就可以选择菜单“文件→打印预览”命令，预览打印效果。如果觉得一切都妥当，则可以打印出稿、装订成册，分发下去了。
合作方式二：将PowerPoint文档插入Word
这种合作方式的特点是，在Word中插入PowerPoint文档后，可以不需要打开PowerPoint直接在Word中进入“幻灯片放映视图”，观看放映的幻灯片。
它主要应用于一些较复杂的教学培训中，有可能与一个教学主题相关的演示文稿有好几个，而这些演示文稿之间有先后顺序以及相互之间的关系需要说明，这样就可以在Word文档中说明这些问题，并按先后顺序在相关的说明后插入相应的PowerPoint文档。
由于现在校园网已相当普及，在实际教学活动中，笔者常常把这种Word文档放在网络服务器上，供学生下载学习或复习之用，效率和效果非常明显。具体操作步骤如下：
1. 启动Word 2002，进入程序。将鼠标插入点定位到要插入PowerPoint文档的位置，选择菜单“插入→对象”命令，弹出“对象”对话框，选择“由文件创建”选项卡(图6)。
图 6
2. 然后单击“浏览”按钮，在弹出的“浏览”对话框中定位至要插入PowerPoint 文档的存放位置，再选中该文档，单击“插入”按钮，返回“对象”对话框，单击“确定”按钮，指定的PowerPoint文档就被插入到Word文档中。
插入到Word文档中的PowerPoint文档作为一个对象，也像操作其他对象那样，可以对其调整大小、移动位置等。而且，它作为PowerPoint演示文稿对象，还有其特有的特殊操作。例如，将插入点移至刚才插入的PowerPoint演示文稿对象上，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“演示文稿 对象→显示”命令(图7)，则进入幻灯片的放映视图，开始放映幻灯片。
若选择“编辑”命令，则在Word中显示PowerPoint程序的菜单栏、工具栏等，通过这些工具可以对幻灯片进行编辑与修饰，处理完成以后，单击对象外任意位置则可退出编辑状态。
若选择“打开”命令，则弹出PowerPoint程序窗口，在PowerPoint程序中显示该演示文稿。
若选择“转换”命令，可以实现演示文稿对象与幻灯片对象之间的转换。需要注意的是，转换成幻灯片对象时，只能对一张幻灯片进行显示、编辑及放映，而转换成演示文稿对象，则可以对所有幻灯片进行显示、编辑及放映。
图 7
PowerPoint与Word的“亲密”合作就先告一段落了。通过解决这些任务，笔者得到一个经验是，要想实现提高办公效率的目标，好好研究一下Office家族系列成员间的“合作”应用，通过合作解决相关问题，是非常有效的途径之一。
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