网络媒体撰稿人宝典之Outlook管理投稿流程
添加时间: 2006-12-11 5:03:11 作者: OutLook应用 阅读次数:122 来源: http://www.d9soft.com
稿件的管理问题，对于新老IT撰稿人来说都是比较棘手的问题，比如，当你的尚未被媒体采用的稿件达到50~60篇甚至是更多时，在不一稿多投的情况下，如何及时地投稿于其它媒体，如何管理尚未采用的稿件及索取被采用稿件的稿费，要理清这些问题，就会消耗你大量的时间。在这里，笔者根据自己的经验，向大家推荐Microsoft OutLook。
Microsoft Outlook是Microsoft Office的组件之一，它是一个个人信息的管理平台，利用它我们不仅可以发送和接收电子邮件，管理联系人，而且还可以利用它的“日历”、“任务”、“日记”等功能圆满地解决上述问题。
如图1所示，这是我电脑上的Microsoft Outlook的“Outlook今日”页面，在“日历”列显示的是将要转投于其它媒体的稿件，转投时间可具体到“分”，比如，到星期日的23时00分，如果稿件《QQ，把地理位置显示的准确些》还没收到媒体的采用通知，Outlook会提前15分钟弹出“提醒”对话框提示你再转投于其它媒体；在“任务”列显示的这些稿件已被媒体采用但尚未收到稿酬，如果在事先设定的时间内仍没收到稿酬，Outlook也会有“提醒”对话框提醒你，那时，你就可通过邮件或其它方式和媒体取得联系询问此事。
图2所示的是所有稿件的“投稿记录”，从图中可以看来，在投稿的“历史记录”中，不仅标明了该稿件是否被采用，而且还能清晰地看出，这些稿件曾经向哪些媒体，在什么时间投过稿。当然了，Outlook的功能远不止这些，比如，我们利用它的“便签”和“日记”功能还可以记录头脑中一闪而过的灵感或媒体发布的投稿须知、征稿启事等。下面，我就从四个方面讲一讲如何利用Outlook管理与稿件相关的事务。
一、投稿和稿件的管理
不论是哪家媒体，他们都会公布一个转投周期，比如《电脑报》的转投周期是一个月，《电脑爱好者》是半个月，也就是说，如果你发往《电脑报》和《电脑爱好者》的稿件在一个月和半个月内没有收到它们的采用通知，你可以转投其它媒体。稿件的管理主要就是解决在不一稿多投的情况下，如何及时地把稿件转投于其它媒体。
在Outlook“日历”文件夹中，我们可以新建约会(注意，这里所说的约会和我们平常所说的约会不是一个概念，在这里，你可以把它理解为某一天中某一时段中的活动，比如，到邮局取钱，打扫卫生，投稿等)安排日程，而且在约会开始前，还会弹出“提醒”对话框提示我们。
利用“日历”文件夹中约会的这一特性，我们可以把投稿时已发送的电子邮件移动到“日历”文件夹中新建约会，然后根据媒体的转投周期安排约会的开始时间和提醒，这样，当约会开始或者说到达转投日期时，我们就可根据Outlook的提醒及时地把稿件转投于其它媒体。下面来举例说明。
稿件《免费QQ号码快申请》发往媒体A后，会在“已发送邮件”文件夹中找到投稿邮件。先选中这个邮件，然后单击工具栏上的“组织”按钮，选择“日历”文件夹，单击“移动”按钮(如图3)打开“约会”窗口，如图4所示，单击“联系人”，在弹出的对话框中选择投稿时的联系人。
媒体A的转投周期为15天，根据这个周期选择约会的“开始时间”，从图4上可以看出，自动“提醒”的时间Outlook已为你设置为约会到来时提前15分钟，最后单击“保存并关闭”按钮，这样，当约会开始也就是转投日期到来时，如果稿件没被媒体A采用，Outlook会提前15分钟提醒你，那时，你可以根据以往的投稿约会把该稿件再转投于其它媒体。接下来，我们打开日历文件夹，如图2所示，最上面的那个项目就是我们刚才新建的约会。
也许你会问，如果这篇稿件被采用，那么如何取消Outlook的自动提醒呢?很容易，双击打开约会，清除“提醒”前面的小钩(如图4)，Outlook就会取消该约会的自动提醒，如果你想把该稿件标记为已被媒体采用，那么在标签中你可选择“商务”，如果你还想标记该稿件被哪家媒体采用，先双击打开该约会，然后在该约会中插入采用通知，这样，当日后查询该稿件时，打开该约会我们就可以查看该稿件的采用通知。 二、稿酬和项目分类管理
有时，你可能会在一月之内收到媒体的很多采用通知，如何有效地管理这些尚未收到稿酬的稿件呢(这也用得着管理吗?是的，非常必要。编辑们都比较忙，有时他们会忘记把已被采用的稿件的稿费统计到财务部门，试想，如果是这样，你就要少收多少银子)?我们可以使用“任务”。
当你的某篇稿件被采用后，编辑一般都会及时地给你发送一个邮件通知你该稿件已被采用。收到采用通知后，从“收件箱”拖动该邮件到“任务”文件夹，如图5所示，在打开的“任务”窗口中，点击“联系人”选择用稿媒体，“开始日期”选择“今天”，“截止日期”按今天加50天计算，这样，50天后，当你还没收到稿酬时，OutLook就会弹出“提醒”对话框提示你，那时，你可根据情况采取必要的措施(绝大多数媒体都是我们的衣食父母，但也有一些“黑心”媒体，对这些媒体，当Outlook提醒你时，采取什么措施就看你了)。
也许你会问，如果这篇稿件我已收到了稿酬，那么如何取消Outlook的任务自动提醒呢?这也很容易，在“提醒”对话框上双击这个任务(也可以在“任务”文件夹中双击这个任务)打开该任务项目，在任务“状态”下拉列表框中选择“已完成”，这样Outlook就不会再提醒该任务了。
Outlook是一个功能强大的个人信息管理平台，不能只为我们管理稿件，催要稿费。也许你已在“日历”、“任务”文件夹中建立了其它项目，这时，在同一文件夹中混合管理稿件(与稿件相关的项目)和其它项目就显得非常混乱，这里，我再向你教一招:使用“类别”管理项目。
在Outlook中，每一个项目都有“类别”属性，在图4、图5中，我们可以在新建约会和任务时就点击“类别”设置它的“类别”属性，这样，当查看混合管理的项目时就显得一目了然了。如图6所示，这是日历中的所有项目，我根据投稿时已发送的电子邮件建立的约会都被设置为“重投日程(杨兴平)”类别，所以即使在“日历”文件夹中还有其它项目，Outlook也显示的井然有序。
三、联系人和联系人管理
对于IT撰稿人来说，联系人是一种非常宝贵的资源，所以联系人管理在IT撰稿人生活中占有重要的地位。
在OutLook中管理联系人非常简单，在工具栏上点击新建旁的向下箭头，选择“联系人”，如图7所示，在打开的“联系人”窗口上，输入媒体栏目或编辑的电子邮件地址、电话号码、媒体名称后，单击“类别”，在打开的对话框上单击“主类别列表”，输入媒体的名称(一般情况下，一家媒体大都有好几个栏目，而且每个栏目的责任编辑和投稿邮箱都不尽相同，所以在这里我们按媒体名称设定联系人的“类别”，以方便管理同一媒体的其它联系人)，点击“添加”就可新建类别。如图8所示，这就是我按照上述方法建立的各种媒体的联系人。下面，我再为大家介绍几种便捷建立联系人的方法。
⒈创建来自同一单位的联系人:打开联系人文件夹，先选中一个联系人项目，然后单击“动作”菜单，选择“来自相同单位的联系人”命令，这时，一个新的“联系人”窗口就打开了，如图9所示，在这个窗口中，与单位相关的所有信息Outlook都自动填好了，我们只要输入联系人的姓名、电子邮件地址等个人信息就可以了。
⒉从收到的电子邮件中创建“联系人”:在收件箱中，双击一份收到的邮件打开该邮件，接着，在邮件窗口中选择发件人的电子邮件地址并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加到联系人”，在打开的“联系人”窗口上，电子邮件地址和姓名部分Outlook都自动填入了相关信息，我们只要输入联系人的其它信息就可以新建一个联系人项目。
以上我们介绍了几种创建联系人的方法，那么费了好大劲建立的联系人，在投稿时我们该如何使用它呢?
打开“联系人”文件夹，选择一个联系人并单击鼠标右键，在快捷菜单上选择“致联系人的新邮件”打开邮件编辑窗口，这时你会发现，在该邮件编辑窗口上，收件人地址栏中已为我们自动填好了该联系人的电子邮件地址，我们只要输入邮件主题、正文等就可以了。
另外，我们也可以这样使用联系人:在工具栏上单击“新建”按钮旁的向下箭头，在菜单上选择“邮件”打开邮件编辑窗口，单击“收件人”打开“选择姓名”对话框，如图10所示，在“名称”列表中双击选择一个联系人，点击“确定”就可以把该联系人添加到“收件人”地址栏中，接下来输入和选择邮件主题、正文及附件，一份邮件就编辑完成了。
四、个人文件夹和自动存档
通过上面的介绍，也许你会问:与稿件相关的约会、任务、联系人等项目都保存在相应的文件夹中，如果系统崩溃或我们要从新安装OutLook，那么如何才能保证这些数据的安全呢?
在Outlook中，约会、任务、联系人及电子邮件等所有的Outlook项目都保存在一个叫“个人文件夹”的文件(这是Outlook独创的文件类型)中。在“文件夹列表”中选择“Outlook今日”并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上选择“属性”打开“个人文件夹”对话框，如图11所示，这就是我用于存放Outlook各项目的“个人文件夹”文件的保存位置，以后，不论是重装系统还是到其它地方办公，只要带着这个文件，一切都就“OK”了。
在Outlook中，随着时间的推移，在各个文件夹中保存的项目就会越来越多。对于IT撰稿人来说，随着稿件的增多你建立的约会和任务也越来越多，另一方面，又有一部分稿件被采用而且媒体也很快寄来了稿酬，如果把这部分稿件的约会和任务继续保留在“日历”和“任务”文件夹中，势必给管理带来一定的混乱。利用Outlook的自动存档功能，我们可以把这些约会、任务、过期的电子邮件等其它暂时不用的项目存档到另外的“个人文件夹”文件里，这个另外的“个人文件夹”文件我们把它叫做“存档文件夹”文件。
Outlook可以每隔一段时间检查一下各个文件夹里的项目。Outlook启动时，它首先会看看是不是到了检查时间，如果到了，就会开始检查，检查时如果发现有的项目到了事先设定的存档时间，那么它就会把它们放到“存档文件夹”文件里。要使用Outlook的自动存档功能，首先要设置自动存档。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选择”对话框，如图12所示，选择第一个复选框，Outlook的自动存档的功能就打开了，并且每隔14天检查一次。“删除过期项目”，对于电子邮件来说，检查的是它是否过期(对于电子邮件，我们可以在“邮件选项”中另外指定它的过期时间)，选择该复选框，Outlook会自动将它删除而不是存档。另外，“在默认存档文件夹设置”中，我们还可以设置默认存档时间及默认“存档文件夹”文件的位置。设置完毕后，点击“确定”，Outlook的自动存档功能就启动了。
上面我们设置了Outlook多长时间检查一次文件夹中的项目，下面，我们还要设置各文件夹中的项目多长时间后才放到“存档文件夹”文件中。
在“文件夹列表”中选择“任务”，在鼠标右键菜单中选择“属性”打开“任务属性”对话框，如图13所示，“使用默认设置保存此文件夹中的项目”将按默认存档时间和默认“存档文件夹”存档该文件夹中的项目。对于上文我们在“任务”文件夹中创建的稿酬提醒任务，在这里我们选择“使用这些设置保存此文件夹”单选框并将存档时间设为8个月，这样当Outlook检查时，如果有稿酬提醒任务已超过8个月(如果出现稿酬问题，在8个月内一般都能解决，也就是说，8个月后，这些任务的“状态”都已被你设置成了“已完成”)，Outlook会自动将这些稿酬提醒任务存档到“存档文件夹”文件中。利用同样的方法，我们还可心设置其它文件中项目的存档方法及存档时间，在这里，由于文章篇幅的关系我就不再赘述了。
需要指出的是，如果你不习惯Outlook把一些项目自动存档，你也可以使用手动存档。在“文件”菜单中选择“存档”命令打开“存档”对话框，如图14所示，选择存档的文件夹及存档时间，最后点击“确定”，Outlook就会对选定文件夹中的项目按存档时间存档。
Outlook是一款功能强大的个人信息管理工具(把它说成管理工具有点小看它的功能了，毫不夸张地说，应该称它为“个人信息管理平台”)，对于IT撰稿人来说，它可以全程解决稿件管理中的各项事务，但由于篇幅的关系，笔者的这些文字对你来说，也仅仅能起到“穿针引线”的作用，但我相信，聪明的你，一定能像“庖丁解牛”那样，把它使用的“游刃有余”。
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